A gestão de não conformidade é basicamente o não cumprimento de um requisito, e um requisito é uma necessidade importante e/ou obrigatória durante o processo.
Existem diversos tipos de requisitos que podem ser ajustados por meio da gestão.
Diante disso, a gestão de não conformidades tem como objetivo gerenciar as irregularidades que podem acontecer durante o processo organizacional , possibilitando o controle e eliminando as ocorrências ao longo do tempo.
Confira a seguir o que a 4Asset propõe para solucionar esses acontecimentos por meio da gestão de não conformidade.
Projeção de crescimento do sistema na empresa
Ao utilizar planilhas para controle de não conformidades pode ocasionar outro problema: qualquer dado salvo fica paralisado, pois não há meios de interação on-line e/ou simultâneo.
Desta forma a empresa cria um novo problema, pois ao utilizar essa ferramenta com frequência, uma vez aberta em determinada máquina, uma planilha não pode ser aberta simultaneamente em outro computador. E quando muitas pessoas acessam vários dados, mesmo que seja para visualizar informações, corre o risco dos dados serem apagados ou extraviados.
Esse é um dos motivos pelo qual a implementação de um software para gestão de não conformidades, pode apresentar um desempenho muito mais elevado internamente, do que a utilização de planilhas no excel – por exemplo.
Planejamento do processo
O planejamento é um ponto importante no desenvolvimento de qualquer ação, e na gestão de não conformidades não seria diferente. É essencial que seja feito um planejamento de como será realizada a ordenação de execução das atividades, tratativa das ações, padronização dos critérios de classificação, assim como a responsabilidade e autoridade para as implementações.
É neste momento que é possível definir quem aprovará os processos, determinação dos responsáveis para as tratativas a serem efetuadas e principalmente quais os critérios para que se deva iniciar uma Não Conformidade.
Profissionais treinados e capacitados
Quando implementado um software é importante que todos os profissionais envolvidos sejam treinados e estejam aptos a efetuar transações, para que evite qualquer registro e função inadequada.
Os envolvidos podem estar presentes em todas as atividades propostas no processo, como: aprovações, registros e etapas de tratativas. A principal função é identificar irregularidades nos processos. Por isso há grande importância no treinamento e aperfeiçoamento para que a empresa atinja a funcionalidade esperada com a operação.
Cadastro de ocorrências
No decorrer do processo, os casos de Não Conformidade vão aumentando e devem ser identificados para que o responsável efetue os cadastros, conforme os critérios pré-definidos no planejamento e por fim registrando as informações mais pertinentes.
Há seis informações essenciais para registros, as quais são:
- Descrição: explicativo da ocorrência de Não Conformidade;
- Setor: 1ual o setor que houve a ação;
- Tratativa: tomada de decisão que será feita para eliminar o problema;
- Tipo: classificação de comprometimento/risco;
- Origem: como foi identifica;
- Registro inicial: qual a primeira ação tomada;
- Responsáveis envolvidos: quem executará a tarefa proposta.
Após realizar o cadastro de todos esses pontos em uma ocorrência, facilitará para prosseguir com as resoluções e futuramente tenha um quadro de estatística e análise de todo o processo feito.
Encontro da causa do problema
Após detectar um problema é necessário verificar se deverá efetuar uma investigação da causa do problema, o que é sobretudo detectar o real surgimento da irregularidade do processo.
É possível que algumas causas sejam recorrentes, por não ter a sua raiz reconhecida, para isso é preciso utilizar ferramentas de qualidade.
Utilizar ferramentas possibilita o aumento de encontrar diretamente a causa raiz do problema, pois estimula os envolvidos a traçar o caminho do processo.
Criação e implementação do plano de ação
Quando a causa da Não Conformidade é reconhecida, é preciso criar um plano de ação. Para facilitar o desenvolvimento desse plano, a utilização da tabela de 5W2H ajuda a distinguir e definir as etapas.
Lembrando que é importante que os envolvidos participem de todo o plano de ação para a determinação de prazo e ações, para que seja um planejamento coerente.
Após a elaboração do plano é interessante que todas as etapas do 5W2H sejam seguidas, para o fiel controle e execução do planejamento.
Avaliação do sucesso das ações
Por fim, todas as ações inseridas no 5W2H devem passar pela análise da pessoa responsável, para conferir se realmente foram efetuadas conforme proposto.
Posteriormente a análise da eficácia do processo analisada pelo responsável descreverá o resultado da implementação da operação, pois com base nas informações o avaliador definirá se as ações foram eficazes ou não, por meio de indicadores de desempenho.
Se a ação for concluída como ineficaz, é aconselhável que reinicie o ciclo desde o ponto da determinação da causa da raiz.
A 4Asset possui funcionalidade de gestão de não conformidade e lhe ajuda nas dificuldades que você poderá encontrar com as suas ferramentas, gestão de comunidades, viabilidade e gestão de steakholders.
Mantenha a gestão de não conformidade da sua empresa atualizada e entre em contato conosco.
