A automação de processos contribui diretamente para a gestão de qualquer área de negócio, inclusive para o controle patrimonial. Um exemplo clássico e simples, que faz parte do dia a dia da maioria das empresas, é o uso massivo de planilhas, inclusive para gestão.
Mas as planilhas não se apresentam como a melhor ferramenta para gestão. Com elas, temos a facilidade de uso, mas os problemas de erros de manipulação, a dificuldade de identificar esses erros e a perda de dados e informações, que geram insegurança sobre os dados e aumentam os riscos na organização das informações e na tomada de decisões.
Quando focamos na Governança do Patrimônio Imobiliário, em especial nas grandes empresas dos setores de energia, mineração e óleo e gás, os problemas enfrentados são os mesmos. Por isso, é necessário contar com processos ágeis e eficientes, que podem ser adquiridos através da automação de processos.
Isso é possível com o uso de uma solução para gestão completa do seu patrimônio, como o Specifor, desenvolvido pela 4Asset. Com ele, fica fácil centralizar e garantir a rastreabilidade e qualidade dos dados e informações geridas, promovendo segurança e confiança para tomada de decisões em tempo real.
Este é só um dos inúmeros benefícios que a automação oferece. A seguir, entenda como otimizar os processos de controle patrimonial e garantir uma boa gestão em todas as etapas do ciclo de vida do empreendimento. Acompanhe!
Desafios da gestão patrimonial manual
Uma gestão patrimonial eficaz é crucial para qualquer empresa, especialmente quando envolve um grande número de propriedades. No entanto, a adoção de métodos manuais para administrar esses ativos pode acarretar uma série de problemas que prejudicam a eficácia e a precisão das operações.
Dentre os principais obstáculos, destacam-se os erros e a perda de informações, juntamente com a falta de rastreabilidade dos dados. Com processos manuais, as empresas correm o risco de perder informações sobre seus ativos e enfrentam dificuldades para acompanhar todos os procedimentos, o que resulta em lacunas que podem comprometer a integridade dos registros patrimoniais.
Além disso, a geração de relatórios e indicadores confiáveis e em tempo real é comprometida pela gestão manual. A dispersão de dados em vários e-mails, documentos e planilhas torna desafiadora a tarefa de consolidar informações precisas e atualizadas para análise e tomada de decisões.
Por outro lado, a sobrecarga da equipe de gestão também é uma consequência comum da abordagem manual. A necessidade de lidar com um grande volume de informações através de planilhas e documentos físicos consome tempo e recursos, limitando a capacidade de se concentrar em tarefas mais estratégicas.
Os desafios associados ao controle manual comprometem a governança de ativos. A dependência de processos manuais pode resultar em perda de eficiência, imprecisão nos dados e potenciais problemas de conformidade, acarretando em perdas financeiras.
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Etapas e processos fundamentais no controle patrimonial
No controle patrimonial, é crucial que os processos sejam ágeis e eficientes, visando garantir o valor dos ativos e minimizar os riscos associados à sua posse e uso. É fundamental ressaltar que a gestão patrimonial deve estar integrada a outras áreas, como a gestão fundiária e a gestão financeira. A seguir, conheça os processos que podem ser gerenciados com o Specifor da 4Asset:
Gestão fundiária
Quando abordamos a gestão fundiária, é essencial monitorar de perto uma série de processos. Com uma solução de automação como o Specifor, você pode acessar com facilidade os detalhes da regularização, seja para ativos próprios, de terceiros ou a serem adquiridos.
Além disso, é viável gerenciar todos os processos relacionados ao tema, como liberação de áreas, avaliação, vistoria, desapropriação e aquisição, entre outros. O fluxo de atividades e tarefas do cotidiano, como a negociação com proprietários afetados pelos empreendimentos da empresa, é integrado ao sistema para garantir uma gestão coordenada de todas as partes envolvidas e de suas respectivas informações e dados.
Gestão do ativo
A gestão de ativos imobiliários envolve uma série de processos contínuos que demandam monitoramento constante do desempenho, visando alcançar as condições financeiras ideais para a empresa. Especialmente para empresas nos setores de mineração, energia e óleo e gás, é fundamental adotar uma abordagem integrada que leve em consideração os desafios específicos, como os riscos operacionais e as rigorosas regulamentações.
Nesse contexto, é essencial examinar aspectos como ocupações irregulares, alienação, aluguel, arrendamento, cessão de uso, e o cumprimento de pagamentos de contratos, entre outros. No caso de arrendamentos de terras de terceiros, por exemplo, é necessário negociar valores, cláusulas de interesse, prazos de vigência e reajustes contratuais, assegurando pagamentos precisos em termos de valores e datas, além da resolução eficaz de conflitos.
Gestão financeira
A gestão dos pagamentos de taxas, tributos e compensações a proprietários terceiros abrange todas as obrigações financeiras da organização relacionadas aos seus ativos. É fundamental acompanhar de perto os prazos de pagamento e a quitação de contratos, bem como impostos como IPTU, CCIR, ITR, entre outros.
Com o Specifor, é viável automatizar integralmente esse processo de pagamentos, eliminando a possibilidade de perda de prazos e assegurando a constante atualização das informações.
Integrada ao ERP da empresa, a solução emite notificações automáticas para a equipe financeira realizar os pagamentos. Assim que o pagamento é efetuado pelo ERP, o Specifor atualiza automaticamente o status do processo para “pago”. Além disso, no caso de contratos com proprietários, estes podem receber avisos via SMS ou WhatsApp, informando a data e o valor do pagamento de forma automática.
Regularização dominial
Outro aspecto crucial na Governança Patrimonial é a gestão de licenças e alvarás. É imprescindível assegurar a correta renovação e o pagamento dessas licenças dentro dos prazos estabelecidos. A automação desses processos de forma personalizada podem torná-los especialmente ágeis. Dessa forma, evita-se atrasos nos pagamentos e reduzem-se os riscos jurídicos e financeiros, garantindo conformidade completa e contínua com os requisitos legais.
Facilities
Por fim, não podemos deixar de mencionar os processos conectados ao controle patrimonial, como os de facilities, que englobam a garantia da segurança e manutenção dos ativos. Isso requer a realização de inspeções e monitoramentos regulares para identificar e corrigir eventuais problemas.
É importante registrar todas as não conformidades, atividades, tarefas e auditorias, além de manter um histórico detalhado de todos os processos automatizados, visando uma gestão mais eficaz.
O envolvimento de terceirizados nos serviços de manutenção também implica em necessidades diárias de controle e garantia da qualidade de execução, bem como na gestão dos contratos envolvidos. Esses aspectos são fundamentais para garantir a integridade e a eficiência operacional dos ativos patrimoniais da organização.
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Como otimizar os processos de gestão patrimonial com automação
Coordenar todos os processos envolvidos na gestão patrimonial é uma tarefa complexa, especialmente quando realizada por meio de planilhas. Esse cenário muitas vezes resulta em caos e ineficiência operacional. Portanto, a melhor maneira de otimizar esses processos é migrar das planilhas para uma solução de gestão que automatize todos os fluxos de trabalho.
Para ilustrar os benefícios dessa transição, considere a gestão dos pagamentos mensais a milhares de arrendatários através de contratos de cessão de uso para operação de parque eólico. Gerenciar esses pagamentos mensais utilizando planilhas certamente demandaria muito tempo e uma equipe dedicada exclusivamente a essa tarefa. Além disso, o uso de planilhas pode resultar em diversos problemas e riscos, como mencionado anteriormente.
Por outro lado, ao adotar o Specifor da 4Asset para controle e gestão patrimonial, é possível automatizar todo o processo, inclusive integrá-lo com o sistema ERP utilizado pela empresa. Isso não só elimina os riscos e erros associados ao uso de planilhas, mas também reduz significativamente o tempo dedicado pela equipe a essa tarefa, permitindo que se concentrem em atividades mais estratégicas.
O Specifor oferece a flexibilidade de configurar diferentes fluxos de trabalho de acordo com as necessidades específicas da gestão patrimonial de cada empresa. Isso possibilita uma governança completa ao longo de todo o ciclo de vida do empreendimento, otimizando e agilizando os processos de forma significativa.
Quer conhecer todos os benefícios que o Specifor pode oferecer à sua empresa? Converse com um especialista!
