No cenário atual, todos os setores estão sendo desafiados a funcionar de maneira eficiente. Em meio à competição nacional e internacional, uma organização deve buscar melhorar seu produto/serviço, qualidade, aumentar a produtividade, reduzir os custos com manutenção e obter maior capacidade de resposta à mudança na demanda do mercado. A excelência nas operações em qualquer negócio é um impulso essencial para o sucesso. O crescimento e o progresso de uma empresa dependem da realização de resultados adequados em suas operações.
A eficiência operacional é a base de todos os negócios. Refere-se à eficiência com que várias operações de negócios são realizadas, sendo uma comparação entre entradas e resultado de produção de uma companhia. A entrada aplicada por uma empresa é o custo, as pessoas, o tempo e o trabalho, enquanto os resultados são produção, serviço e qualidade. A saída máxima recebida das entradas aplicadas determinado a potência operacional de uma organização comercial.
Durante o máximo ponto de operação há uma minimização da perda e maximização da capacidade de recursos para manter produtos e serviços de qualidade para o cliente. A eficiência operacional é uma gestão sistemática do recurso da empresa para alcançar resultados máximos. Operar de forma eficiente significa implementar um sistema que seja apropriado e econômico, as quais terão efeito de longo prazo na qualidade e lucratividade. Para se manter competitiva, uma empresa deve aumentar a eficiência operacional sempre que possível. Assim, a eficiência operacional é definida como a razão entre a entrada para execução de todas as atividades empresariais e a saída obtida do negócio, ou seja, o resultado final.
A eficiência operacional lida com a minimização de resíduos e a maximização de recursos para fornecer bens e serviços de qualidade aos consumidores, enquanto simultaneamente preocupa-se em projetar novos processos de trabalho que melhorem a qualidade e a produtividade. O maior impacto da melhoria da eficiência operacional está na margem de lucro das empresas. Quando a eficiência operacional é melhorada, o lucro da empresa também aumenta.
Eficiência operacional significa eliminar as deficiências dos processos e buscar as melhores práticas de negócios e pode ser uma investigação metódica e a valorização das técnicas e funções nas diferentes esferas, com vistas a explorar canais de avaliação de desempenho visando a capacidade de utilizar os recursos existentes ao máximo.
A seguir, são apresentadas algumas técnicas que visam a melhoria da eficiência operacional no empreendimento:
Automação de processos
A primeira consideração – e o benefício mais valioso – da automação do processo de negócios é que ela economiza tempo e esforço da sua equipe. Mas há inúmeras vantagens em automatizar processos além do gerenciamento do tempo dos funcionários.
Aqui estão alguns pontos importantes que sua empresa deve considerar ao investir nas soluções certas para automação de processos:
- Erro Reduzido: uma grande porcentagem dos erros de processamento de documentos são, na verdade, erros gerados pelo usuário. Estes surgem pela introdução manual de dados e podem ser tão simples como números invertidos ou um erro imprevisto. Com a automação implementada para o gerenciamento de documentação, não é necessária a entrada manual de dados, o que, por sua vez, elimina erros de digitação.
- Estabilidade operacional: com um processo automatizado, há um nível de estabilidade implementado nos processos diários. Isso elimina situações em que etapas de processamento podem ser perdidas ou documentos perdidos; o processo automatizado segue diretrizes rígidas para ações de documentos criadas sistematicamente.
- Padronização do produto: com a automação de processos de negócios, os clientes receberão o mesmo padrão de atendimento em todas as interações. Quando um cliente liga, as informações específicas da conta podem ser obtidas do banco de dados digital em segundos. Isso torna mais fácil para os clientes depender da sua marca e tornar o trabalho com sua empresa muito mais fácil de usar.
- Redução dos custos: outra área que a automação de processos melhora diretamente é o custo. Ao diminuir os erros e melhorar a eficiência dos funcionários, as empresas geralmente observam uma redução nos gastos e, ao mesmo tempo, melhoram a receita. As soluções de automação de processos de negócios economizam dinheiro e trabalho das empresas, eliminando o gerenciamento de arquivos baseado em papel.
Uso de indicadores e relatórios
Uma indústria contém vários tipos de equipamentos e processos que são um desafio para controlar e manter a fim de alcançar o melhor desempenho e lucro para a planta. Com esse objetivo, indicadores de desempenho são ferramentas fundamentais para medir o desempenho e seu progresso. Os indicadores podem fornecer informações sobre o desempenho em diferentes áreas, como energia, matéria-prima, controle e operação, manutenção, planejamento e programação, qualidade do produto, inventário, segurança, etc. A seguir são apresentados alguns exemplos de indicadores de acordo com a sua aplicação.
Operação:
I. Porcentagem do tempo de operação planejada, durante um período de tempo, por exemplo um dia, semana, mês, etc.;
II. Porcentagem de tempo de atividade real do horário programado, durante um período de tempo;
III. Porcentagem da taxa de produção da taxa máxima para o tipo de produto produzido, durante um período de tempo;
IV. Porcentagem de produtos de qualidade total da produção, durante um período de tempo.
Manutenção
I. Custos de manutenção;
II. Produção ao longo de um período de tempo;
III. Tempo de manutenção;
IV. Número de alarmes durante um período de tempo;
Equipamentos
I. Diferentes tipos de eficiências, por ex. taxa de transferência de calor de trocadores de calor, eficiência da bomba/ventilador, eficiência de secagem, etc.;
II. Desgaste do equipamento (com base, por exemplo, nas horas de operação, velocidade, carga, partidas);
III. Amplitude de vibração de um equipamento;
IV. Desempenho medido X previsto.
Gestão de documentos e arquivos
Um bom gerenciamento de arquivos e documentos garante que os registros relacionados a uma atividade ou assunto específico sejam mantidos de forma segura e consistente em um único arquivo. Isso permite uma tomada de decisão eficaz, bem como garante que a sequência de ações possa ser reconstruída, o que aconteceu, quando, quem fez e por quê.
Bons sistemas de arquivamento:
I. contém arquivos completos e abrangentes, permitindo uma tomada de decisão eficaz;
II. proporcionam integridade e continuidade independentemente das mudanças no pessoal;
III. facilitam a proteção e a preservação dos registros;
IV. proporcionam manutenção de baixo custo e eficiente dos registros;
V. reduzem a possibilidade de erro de arquivamento e reduzem a duplicação, o que significa menos tempo gasto pesquisando arquivos e documentos.
A eficiência poderá ser observada mediante a redução de tempo e espaço, bem como na melhora de informações, serviços e tomada de decisões.
Gestão de contratos
Gestão de contratos é um processo que permite que ambas as partes de um contrato cumpram suas obrigações, a fim de cumprir os objetivos exigidos pelo contrato. A gestão abrange o gerenciamento de todas as negociações entre o cliente e o contratado, a partir do momento em que o contrato é adjudicado até que o trabalho seja concluído e aceito.
O gerenciamento de contratos também envolve a construção de um bom relacionamento de trabalho entre o cliente e o provedor. A gestão continua durante toda a vigência do contrato e envolve o gerenciamento proativo para antecipar necessidades futuras, bem como a reação a situações que surjam
No mundo dos negócios, é comum que uma organização envolva empreiteiros ou fornecedores de uma forma ou de outra para apoiar na prestação de serviço ou produto para atender aos requisitos pretendidos. A contratação pública é uma das áreas onde o alto nível de risco é envolvido no que tange ao cumprimento das suas obrigações contratuais. É um dever principal da entidade operacional certificar-se de que os contratados executem suas tarefas de maneira segura e oportuna por meio de procedimentos apropriados de gerenciamento de contrato.
A gestão eficaz de contratos emergiu como uma função crucial para melhorar a lucratividade, apoiar a conformidade, gerenciar riscos em aquisições públicas e garantir valor para aquisição de dinheiro
Como garantir a eficiência operacional em minha empresa?
A eficiência operacional não pode ser implementada em qualquer empresa como uma solução mágica. Ela só é permitida quando existem processos bem definidos e as áreas tem a capacidade de deliberar de forma consciente entre si. Sistemas de controle de demandas e processos são fundamentais para construir uma gestão eficiente. O treinamento das equipes para com esses sistemas também, afinal, é necessário que haja uma conversão entre todas as áreas e pontas, quando todos estão integrados em um mesmo fluxo para um resultado específico.
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