A gestão de pagamentos em empreendimentos de energia, especialmente eólica e solar, na maioria dos casos, está envolta de um alto volume de contratos, de diversos tipos, com diferentes índices de reajuste, diferentes valores e periodicidade para reajuste e pagamentos. Longe de ser uma gestão fácil e com grandes possibilidades de erros.
Imagine fazer a gestão de pagamentos de centenas ou milhares de contratos, em planilhas. Algumas empresas do setor chegam a realizar milhares de pagamentos por mês. Naturalmente, isso pode causar sérios problemas, como perda de prazos, pagamentos incorretos e dificuldades para organizar informações, resultando em multas, prejuízos financeiros e prejuízos nas relações com proprietários, entre outros. E esses problemas ocorrem também mensalmente.
A execução desses processos de forma manual sobrecarrega as equipes envolvidas, comprometendo quase que totalmente o foco nas tarefas mais estratégicas.
Automatizar os processos relacionados a contratos e pagamentos usando uma solução completa para a gestão de empreendimentos de energia, como o Specifor da 4Asset, é a chave para eliminar erros e otimizar o fluxo de trabalho.
Com funcionalidades inteligentes e de alto impacto na gestão e operação dos processos, como automação, auditoria e integração de dados, notificações automáticas, entre outras, o Specifor reduz o esforço operacional e melhora o contato e o relacionamento com os proprietários envolvidos, garantindo correção nos valores e prazos dos pagamentos, permitindo que a equipe direcione sua atenção para ações de maior importância.
Neste artigo, entenda por que empresas do setor precisam de uma solução para gestão de pagamentos e quais são os benefícios de adotar o Specifor para esse tipo de gerenciamento. Confira!
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Por que empresas com processos complexos precisam de uma solução para gestão de pagamentos?
A gestão de pagamentos gera desafios para todas as empresas que possuam contratos de arrendamento, cessão de uso, aluguel, entre outros, todos processos com grande nível de complexidade, explicada pelo volume de contratos e pagamentos, além da variação de tipos, reajustes, datas, valores e envolvidos.
Os contratos podem incluir diferentes índices de reajuste, como por exemplo IGPM e IPCA, valores fixos ou variáveis e periodicidades de reajuste e pagamentos distintos.
Essa complexidade exige precisão e agilidade para evitar falhas, mas o uso de planilhas para gerenciar essas informações cria gargalos, pois não há certeza sobre os dados imputados, automação para alertas e/ou controle de dados históricos.
Com isso, aumenta-se as chances de falhas, como pagamentos atrasados, duplicados ou trocados entre beneficiários. Além disso, a ausência de registros históricos dificulta verificar se os reajustes foram aplicados corretamente durante toda a vigência do contrato. Imagine pagar mensalmente errado durante mais de 20 anos!!
A necessidade de imputar dados de forma manual em planilhas é ainda mais problemática em contratos com pagamentos variáveis, como em projetos de energia onde há arrendatários que recebem uma porcentagem da produção da torre eólica ou placa solar instalada em seus terrenos. Imagine imputar milhares de dados mensalmente.
O cálculo exige que os profissionais insiram dados de medição em planilhas, mas um erro simples de digitação pode gerar prejuízos financeiros, desconfiança e manchas na imagem e reputação da empresa.
A dificuldade de comunicação com os arrendatários é outro fator que complica a gestão de pagamentos. Isso porque quando a gestão é feita em planilhas, não existe um sistema automático que informe aos arrendatários quando e quanto (em caso de contratos de renda variável) vão receber naquele mês. Isso resulta em centenas de ligações dos arrendatários para a empresa pedindo informações sobre os pagamentos (data e valor) e/ou reclamando dos valores recebidos, considerados errados. A empresa precisa criar um call center para esses atendimentos.
Esse cenário reforça a necessidade de uma solução automatizada para gestão de pagamentos e contratos.
Soluções integradas reduzem os riscos operacionais e aumentam a eficiência e transparência, proporcionando às corporações maior controle sobre seus processos e eliminando os problemas associados ao uso de planilhas manuais.
Automação: a chave para tornar a gestão de pagamentos eficiente
A automação de processos é essencial para organizações que enfrentam desafios na gestão de pagamentos e contratos, garantindo eficiência e precisão em tarefas complexas.
A automatização elimina atividades manuais, reduz erros e melhora o controle das informações como datas de vencimento, índices de reajuste e periodicidades.
Com a automação, é possível simplificar o gerenciamento de grandes volumes de contratos para que os pagamentos sejam feitos corretamente e no prazo, além de criar uma base de dados confiável para consulta e auditoria.
Nesse contexto, o Specifor surge como uma solução completa de inteligência de ativos, ideal para corporações que desejam otimizar suas ações.
A ferramenta oferece funcionalidades que vão desde a automação de pagamentos até a geração de relatórios e indicadores precisos, promovendo uma gestão integrada de áreas como ativos, fundiária, socioambiental e regulatória, em tempo real.
No módulo de pagamentos, o Specifor permite controlar contratos com rapidez, centralizando informações, configurando notificações automáticas e integrando-se ao ERP. Essa integração torna as operações mais transparentes e garante um histórico detalhado para consultas futuras.
Com sua capacidade de fornecer informações georreferenciadas e relatórios em tempo real, o Specifor é uma solução estratégica para organizações que desejam alinhar tecnologia e gerenciamento, reduzindo retrabalhos e otimizando a comunicação com stakeholders, como arrendatários.
A automação economiza tempo e oferece uma visão mais clara e estratégica de todo o ciclo de contratos e pagamentos, fortalecendo a gestão corporativa.
Como funciona a gestão de pagamentos com o Specifor
Na etapa de implantação do Specifor, todos os contratos da empresa são cadastrados de forma detalhada, garantindo que todas as informações essenciais estejam centralizadas e organizadas.
São incluídos dados como beneficiário, valor do contrato (fixo ou variável), periodicidade de pagamentos, datas de vencimento e o índice de reajuste aplicável, como IGPM ou IPCA.
Essas informações configuradas permitem que o sistema atue de maneira proativa, enviando notificações sobre datas importantes, como reajustes, diretamente para os usuários cadastrados via e-mail, SMS ou WhatsApp, garantindo maior controle e previsibilidade.
O Specifor também integra-se ao ERP da organização, automatizando os processos de faturamento. A solução gera as informações de pagamento e as envia para o ERP, que, após a execução do pagamento pela equipe financeira, retorna a confirmação para o Specifor.
Esse fluxo automático elimina erros, mantém um registro histórico completo e facilita consultas futuras. Dessa forma, o Specifor organiza, mas também automatiza etapas críticas da gestão de pagamentos e contratos.
Além disso, a comunicação com os proprietários é aprimorada. O Specifor envia mensagens automáticas informando o valor e a data do pagamento a ser realizado, bem como confirmações assim que os depósitos forem efetuados.
Assim, é possível reduzir o volume de chamadas e dúvidas recebidas pela equipe de gerenciamento, otimizando o tempo dos colaboradores e fortalecendo a confiança dos arrendatários na empresa.
Com esses recursos, o Specifor vai além da gestão básica, oferecendo uma solução robusta que melhora a eficiência operacional, reduz riscos de erros e eleva a transparência com os beneficiários.
Esse nível de automação e integração transforma a forma como contratos e pagamentos são geridos, proporcionando maior tranquilidade para organizações com operações complexas.
Os benefícios de adotar o Specifor para gestão de pagamentos
O Specifor transforma a maneira como as empresas gerenciam contratos, pagamentos e a comunicação com proprietários, resolvendo todos os desafios enfrentados na gestão manual por planilhas.
Em cenários onde planilhas são utilizadas, erros como o uso de índices errados para reajuste de contratos são comuns, resultando em pagamentos incorretos e insatisfação dos arrendatários.
Com o Specifor, cada contrato é parametrizado de forma precisa, garantindo que os reajustes sejam calculados conforme o índice definido e que os valores pagos sejam sempre os corretos, eliminando incertezas e falhas.
Além disso, o Specifor automatiza notificações sobre pagamentos, informando o proprietário sobre o valor e a data do depósito.
Isso melhora a comunicação, reduzindo o número de chamadas ou e-mails recebidos pela equipe de gestão, que antes precisava localizar manualmente essas informações em planilhas ou registros descentralizados.
Com a solução, o histórico completo dos pagamentos fica armazenado de forma segura, permitindo consultas rápidas e confiáveis.
Assim, a relação e a comunicação entre empresa e arrendatários se torna mais fluida, diminuindo as chances de retrabalho e disputas.
No geral, o Specifor facilita a gestão de pagamentos e contratos, além de oferecer uma abordagem integrada, onde todas as etapas são rastreáveis e automatizadas.
Essa inovação é um avanço em relação às planilhas, permitindo que as empresas operem de forma mais eficiente, reduzam custos operacionais e estabeleçam uma relação mais profissional e transparente com os proprietários. Não utilize mais planilhas. Resolva seus problemas com o Specifor!!
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