A gestão de ativos imobiliários em grandes empreendimentos é muito complexa, afetando aspectos operacionais, ambientais e resultando em perdas financeiras e a imagem das corporações.
No Brasil, as empresas ainda passam por diversos desafios no que tange a regularidade de documentos e registros de imóveis, agravando a dificuldade em regularizar projetos e manter uma boa governança territorial.
Importância da Tecnologia da Informação na governança territorial
Quando falamos em governança territorial, muitos dos problemas podem ser enfrentados e corrigidos por meio da centralização das informações e sistematização e automação de processos.
Isso porque, normalmente, as grandes empresas acabam não sabendo onde estão e como estão todos os ativos que possuem.
As informações estão distribuídas entre, departamentos, empreendimentos, utilizando-se de informações fisicamente espalhadas e controles dependentes das temidas planilhas pessoais.
Com as planilhas e dados fisicamente distribuídos, as empresas ficam muito mais suscetíveis a erros de cadastro, atraso na execução e prestação de contas, perda de informação, além de uma grande dificuldade de gerar relatórios e na tomada de decisão.
O que é um ativo imobiliário?
Neste cenário, ativos imobiliários são imóveis tangíveis, como contratos imobiliários. E também, intangíveis, como as áreas tomadas em servidão/autorização de uso.
São áreas e terrenos gigantescos que as empresas, principalmente as de mineração e energia, não têm controle ou consciência da quantidade de terras.
A inteligência imobiliária pode ajudar na gestão de ativos imobiliários.
A inteligência imobiliária pode ser usada para tomar a decisão correta, se tornando um fator não só de acurácia na decisão, mas de sobrevivência, já que, com ela é possível poupar tempo, dinheiro e outros recursos.
A gestão de ativos imobiliários, por sua vez, é uma tarefa complexa e que demanda muito cuidado e atenção. Mas, adotando softwares focados em gestão de ativos imobiliários, fica um pouco mais simples resolver esses problemas.
Grandes empresas muitas vezes desconhecem quais ativos imobiliários possuem, gerando graves problemas que afetam na ponta a gestão financeira da organização. Isso acontece porque ao fazer a gestão de ativos imobiliários por meio de planilhas manuais, as equipes encontram diversos problemas na consolidação de informações, gerando grande dificuldade para elaborar ou enviar relatórios, deixando de cumprir prazos e acarretando a perda de contratos. Além disso, é muito comum também, haver falha nos pagamentos de taxas e tributos, perda de licenças e alvarás ocasionando prejuízo.
Mas por que usar inteligência imobiliária?
A inteligência imobiliária maximiza os ganhos de tempo, dinheiro e outros recursos através da análises de dados. Alguns motivos para recorrer a inteligência imobiliária:
- Maximizar o tempo: todas as análises são feitas de maneira a melhorar a eficiência da decisão, baseadas em dados que devem ser interpretados para guiar a ação estratégica.
- Mostrar tendências: por meio da análise de dados, é possível prever o movimento do mercado e saber qual o melhor momento para investir e onde investir com mais segurança.
- Ganhar mais dinheiro: ao tomar decisões mais corretas, seguras e rápidas, é possível ter um retorno maior sobre o investimento.
Alguns outros benefícios da inteligência imobiliária são a organização dos dados, automatização de alguns processos e foco nas tarefas que interessam ao negócio.
Como a Governança Territorial pode ajudar
Dificuldade de controlar imóveis
Planilhas são alimentadas manualmente, isso quer dizer que todas as informações ali inseridas dependem de um colaborador. Sendo assim, conforme sua empresa vai crescendo e aumentando a quantidade de ativos imobiliários, vai ficando cada vez mais complexo tomar conta de todos os imóveis.
Com um Sistema de Gestão de Ativo Imobiliário, tudo é feito de forma automática e integrada, com lembretes, regras e processos. Sendo muito mais simples e fácil realizar essa gestão.
Erros e perda de informação
Como falamos anteriormente, a planilha é alimentada manualmente, o que faz com que seja bastante suscetível a erros humanos, como uma digitação errada ou esquecimento.
Quando contamos com um sistema, esses dados são conferidos e armazenados, entregando muito mais confiança para a empresa. Dados Geo, documentação e informações de processo estão integradas e disponíveis a todos.
Dificuldade em gerar relatórios para diretoria.
Quando a diretoria pede um relatório, quando é utilizado um software de gestão, com alguns cliques o seu colaborador terá um relatório perfeito em mãos.
Por outro lado, quando tudo é feito em uma planilha, levará dias para que todas as informações sejam reunidas e compiladas para que depois seja montado um relatório.
Ou seja, com o uso de softwares os relatórios são muito mais eficazes e mais rápidos de serem adquiridos a qualquer momento pela diretoria.
Perda de produtividade por uso manual
Utilizar mão de obra para alimentar uma planilha é um desperdício de recursos. O colaborador que está encarregado desta tarefa poderia facilmente ser alocado e utilizado em outro serviço. Sendo assim, ao utilizar a planilha, você estará perdendo produtividade.
Passivos, multas, juros por falta de controle
Se a empresa não sabe da existência de um determinado ativo, não possui uma visão de valores a pagar com tributos, taxas e afins. Logo, pela falta de controle, a planilha acaba ocasionando prejuízos referente a pagamentos destas taxas, juros e encargos que poderiam ser evitados caso houvesse uma sistematização.
Dificuldade em identificar, monitorar, regulamentar ou capitalizar imóveis não utilizados
Seguindo a mesma linha de raciocínio, se não se sabe quantos e quais ativos são propriedade da empresa, a diretoria perde a oportunidade de lucrar com eles. Esses imóveis que classificados como inservíveis, ou inoperantes podem ser alugados, ou até mesmo vendidos para gerar caixa para a sua empresa. Ou seja, você poderia estar ganhando dinheiro, mas está perdendo.
A falta de governança territorial e fundiária, junto com uma má gestão de ativos imobiliários é capaz de prejudicar a gestão financeira da empresa. Já que, ao não saber da existência de um imóvel, as taxas e encargos que ele possui não são pagos, gerando multas que precisarão ser quitadas em algum momento.
Além disso, um imóvel ‘abandonado’ pode ser ocupado, danificado e, dependendo do tempo que o mesmo ficar desta forma, pode acarretar a perda desse patrimônio.
Ao passo que, se a empresa possui uma boa gestão de ativos imobiliários, poderá controlar os pagamentos das taxas e tributos, além de gerar receita com este imóvel, seja por meio de um aluguel ou uma venda.
Como a 4Asset pode te ajudar na gestão de ativos imobiliários.
A 4Asset possui dois produtos: o SaaS e o Enterprise, que tem como objetivo apoiar as empresas em seu planejamento, gestão e operação de forma simples e eficaz. Essas ferramentas estão se tornando cada vez mais um padrão de mercado para gestão de grandes empreendimentos.
O uso de softwares como os da 4Asset, podem ajudar na governança territorial da seguinte forma:
- Gestão e controle do desempenho das equipes envolvidas, trazendo ganhos certos de produtividade;
- Acompanhamento em tempo real da situação de regularidade de suas propriedades;
- Controle operacional de todos os processos fundiários, socioambientais, patrimoniais e regulatórios, através da automação com workflow;
- Controle de prazos e datas importantes na gestão, seja fundiária, regulatória, de pagamentos e/ou socioambientais;
- Gestão e monitoramento de riscos;
- Segurança operacional de suas propriedades, no que tange ao controle de ocupações irregulares;
- Geração de rentabilidade na gestão dos ativos e na alienação de imóveis inservíveis;
- Gestão na tomada de decisão e na operação de aquisições;
- Controle na comunicação e atendimento de questões social, junto aos stakeholders e comunidades;
Os clientes encontrarão neles, ferramentas para descomplicar a rotina administrativa dos seus empreendimentos. Com a adoção desses softwares é garantido o aprimoramento na estruturação dos processos, o que representará benefícios diretos e indiretos para a empresa.
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