A inteligência de ativos imobiliários envolve usar dados e tecnologia para otimizar o ciclo de vida dos ativos. Empresas que querem melhorar a eficiência operacional e garantir processos mais fluídos não podem ignorar os benefícios dessa aplicação.
Atualmente, soluções de automação de processos complexos passaram a desempenhar um papel estratégico, facilitando a execução de tarefas repetitivas, o monitoramento de ativos e a tomada de decisões mais assertivas.
Um exemplo prático, alinhado à automação, é a criação facilitada de formulários personalizados e a geração automática de indicadores e relatórios detalhados. Com essas funcionalidades, as equipes conseguem coletar dados importantes em tempo real e acompanhar o desempenho dos ativos de maneira precisa
Nesse cenário, o Specifor se destaca como a solução ideal para a gestão de ativos imobiliários em negócios com processos complexos. A solução foi desenvolvida para atender empresas que lidam com grandes volumes de informações e operações multifacetadas.
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O que é inteligência de ativos na prática?
A falta de inteligência na gestão de ativos imobiliários pode gerar uma série de problemas. Um erro bastante comum é manter o uso massivo de planilhas e/ou soluções de ERPs para controle de contratos. Nessas situações, as equipes conseguem, no máximo, cadastrar as informações dos contratos e criar notificações de vencimento.
No entanto, o ciclo de vida de um contrato não se resume ao seu cadastro e prazo de vencimento. Ele possui diversas etapas de execução, dependendo do tipo de contrato. Assim, o monitoramento ativo do status dessas etapas de cada tipo de contrato depende totalmente dos profissionais da área específica envolvida.
Em empresas que usam ERP, o dia a dia é um pouco diferente: o cadastro do contrato e de sua situação é feito diretamente no sistema. Já o controle sobre o andamento das etapas é feito em planilhas. Na prática, qualquer tipo de contrato precisa ser elaborado, analisado e aprovado pelas partes, registrado em cartório.
Uma vez em vigor, é preciso fazer a gestão dos contratos, controlar formas e datas de pagamento diferentes, acompanhar datas de vencimento e renovação dos documentos, entre outras tarefas. Não se consegue controlar essas etapas no ERP. O controle é todo realizado em planilhas e o resultado de cada etapa é registrado/atualizado no ERP. O uso de um sistema ERP aliado ao uso de planilhas permite apenas o cadastro das informações, mas não promove a melhor gestão.
Outro desafio recorrente é o controle de grandes volumes de ativos. Empresas que possuem, por exemplo, 20 mil imóveis, enfrentam dificuldades significativas quando precisam gerir esse portfólio utilizando apenas planilhas. Imagine lidar com 20 mil linhas de em uma única planilha, apenas para ter acesso a informações referentes a um processo específico e sem nenhuma garantia de que a informação está atualizada e correta.
Isso porque cada processo, seja ele de georreferenciamento, invasão, pagamento, regularização, ou qualquer outro, requer a criação de uma nova planilha. Manter o controle atualizado de diversas planilhas e extrair relatórios consolidados das mesmas se torna praticamente inviável, gerando ineficiência operacional e imprecisão nas tomadas de decisão.
A inteligência de ativos, portanto, não se resume apenas à automação, mas sim à capacidade de transformar dados em insights valiosos, proporcionando condições de tomar decisões inteligentes.
Como a automação de processos gera inteligência de ativos?
Para cada processo de controle de um ativo, se automatiza um fluxo (workflow) que irá orquestrar o dia a dia de todos os envolvidos em cada processo, seja o colaborador interno ou terceirizado. Com isso, as empresas podem contar com informações precisas e atualizadas, prazos sob controle e um fluxo de trabalho mais ágil. Uma das maiores vantagens dessa tecnologia é a capacidade de gerar relatórios e indicadores em tempo real, oferecendo à equipe dados concretos para análises estratégicas.
Além disso, o uso de automação permite que decisões sejam tomadas com base em dados completos e integrados, minimizando os riscos de erro humano. A produtividade da equipe aumenta consideravelmente, pois, com a automação de processos rotineiros, o foco pode se deslocar para atividades que realmente agregam valor ao negócio.
Isso permite, por exemplo, a visualização clara de oportunidades de geração de renda. Um ativo que estava parado por falta de acompanhamento, como um imóvel subutilizado, pode ser identificado rapidamente, regularizado e até mesmo vendido, desbloqueando novos fluxos de receita e bloqueando fluxos de gastos com atividades como monitoramento, pagamentos de taxas e tributos, prevenção e combate de invasões, entre outros.
Como escolher a solução de automação e gestão ideal para ter inteligência de ativos?
Para atingir a verdadeira inteligência de ativos, é fundamental escolher uma solução de automação que seja completa, tanto em termos de funcionalidades quanto em termos das áreas atendidas.
Em termos de funcionalidades, uma solução eficiente deve ir além da simples automação de processos complexos. Ela precisa oferecer recursos que facilitem o dia a dia da equipe, como a criação simplificada de formulários personalizados, geração de regras de negócios específicas e integração com outras plataformas utilizadas pela empresa, como ERPs, sistemas jurídicos e soluções de GED.
Além disso, precisa oferecer um aplicativo móvel para acesso offline, para que a equipe de campo possa incluir as informações no sistema, e ter capacidade de gerar indicadores e relatórios com dados precisos e atualizados em tempo real.
A solução ideal também deve ser capaz de abranger todas as etapas do ciclo de vida dos ativos. Isso significa que, além de gerenciar ativos imobiliários, ela precisa suportar áreas como gestão fundiária, socioambiental e regulatória.
O Specifor é uma solução que reúne todas essas características. Ele permite que as empresas façam a gestão de ativos imobiliários de forma mais estratégica e eficiente, abrangendo todas as etapas do empreendimento.
Se você quer impulsionar a inteligência de ativos imobiliários, conte com o Specifor. Entre em contato com um especialista e saiba mais sobre os benefícios da solução.
