Os gestores de projetos fazem um excelente trabalho no monitoramento de riscos, e mostram sua força quando mantêm a capacidade de avaliar e desenvolver planos de resposta. No entanto, há uma parcela deles que desconsidera as medidas e nem cogita a possibilidade de algo dar errado. Onde na maioria dos casos, o resultado é enfrentar picos de desafios extremos, que acabam por colocar a perder empresas inteiras pela falta dessa estrutura.
Aqui estão alguns fatores-chave para lidar com possíveis ameaças na sua gestão.
O que é necessário para monitorar os riscos
O processo de gestão do riscos inclui o estabelecimento de uma organização e frequência de avaliações. Os relatórios gerados com dados atualizados, torna possível efetuar tomadas de decisões frente às possíveis alterações. É bem provável que no meio de uma crise, seja preciso redefinir as suas estratégias, além de manter o fluxo de trabalho funcionando.
Planejamento de gestão de riscos
Este é um guia para o gestor de projeto compreender como lidar com planejamento de riscos no andamento de sua operação. O documento deve conter as abordagens, ferramentas e metodologias para geri-los; bem como, os papéis e responsabilidades dos membros da equipe, definição das probabilidades e previsão de impactos nos objetivos e proposta de valor.
Na etapa de elaboração e implementação de medidas preventivas, é preciso considerar o registro das atividades e ocorrências. Essas informações provêm do próprio gestor que identifica e as enumera, relatando sintomas, frequências, orçamento de tempo e custo atribuído para lidar com elas.
Consequentemente, o relatório de riscos deve conter estratégias de resposta a essas ameaças, caso se materialize. Veja a seguir algumas etapas primordiais ao estruturar esse processo:
- Plano de gestão do risco;
- Identificar os riscos;
- Efetuar análise qualitativa do risco;
- Efetuar análises de risco quantitativas;
- Planejar as respostas ao risco;
- Implementar respostas ao risco;
- Monitorar os riscos.
- Identificar novos riscos
O modo pela qual uma organização desenvolve suas atividades está sempre a evoluir e, mesmo que o faça lentamente, podem surgir novos riscos. A sua estratégia de minimização de perdas será ineficaz, se não estiver com base em mudanças de equipe, fornecedor e softwares. Listar e monitorar as fraquezas é outra parte fundamental para manter um plano eficaz de gestão de ameaças.
Monitorar os riscos
O monitoramento nada mais é do que, análise dos relatórios já em uso como parte da gestão de riscos. Não há necessidade de ter múltiplos meios de notificação. Uma plataforma de gestão eficiente, que forneça painéis de controle periódicos – base de dados, personalização de fluxo de atividades monitoradas e/ou alterações consoante as operações – pode ser suficiente para dar visibilidade às ameaças e ao potencial dos impactos a serem sofridos.
A sua atualização não deve levar muito tempo se o software implementado levar em consideração o que está descrito acima. Lembre-se de que, sem informação, não é possível tomar decisões adequadas. A elaboração de relatórios consistentes irá ajudá-lo a tomadas de decisões mais seguras e alinhadas a sua estratégia.
A gestão dos riscos não deve ser encarada como um projeto complementar, nem uma tarefa de verificação da lista de afazeres. Deve estar sempre em curso e tornar-se parte da cultura global de continuidade do negócio.
Como na maioria das atividades, a atenção contínua proporciona uma execução melhor e mais eficiente, menos esforço e melhores resultados. O monitoramento de estratégias de riscos é, na verdade, uma das funções mais importantes que se pode realizar.
Estes aspectos reunidos exigem o uso de diversas soluções de software, vários fornecedores e tecnologias muitas vezes não integradas, onerosas e de alto custo.
O 4Asset Enterprise foi pensado como uma solução integrada e customizável para integrar numa única solução, todos os atores e ferramentas necessárias para o planejamento, desenvolvimento e monitoramento de riscos do seu projeto.
